Qui est Pro Archives Systèmes ?
Spécialiste de l’archivage physique et numérique pour les entreprises et collectivités depuis plus de 30 ans, le Groupe PRO ARCHIVES SYSTEMES compte 28 sites en France dont 15 sont agréés pour la conservation d’archives publiques et 270 collaborateurs dont près de 200 opérationnels pour l’Archivage Physique.
L’activité du site d’entreposage et siège social de La Chevrolière (44) se compose d’archivage en activité physique et en activité numérique. La manipulation des cartons reste centrale dans l’activité de l’archivage et sur ce site l’effectif se compose d’opérateurs dont l’ancienneté est plus importante, la moyenne d’âge est de 37 ans, les effectifs sont peu qualifiés et 4 à 5 inaptitudes sont prononcées chaque année.
La Direction met l’accent sur les processus d’amélioration continue ainsi que sur l’image de se métiers dans un but de reconnaissance mais aussi pour les Ressources Humaines de développer l’attractivité du métier d’archiviste. A ce titre une démarche Qualité de Vie au Travail est engagée, elle vise à faire face aux difficultés de recrutement et aux situation de maintien dans l’emploi car comme le rappelle Delphine BAUDRAIS, Directrice des Ressources Humaines : « il faut une expérience de 2 à 3 ans pour faire un bon archiviste ».
Comment prévenir les situations de handicap et maintenir en entreprise les salariés à restriction d’aptitude ?
La Directrice des Ressources Humaines de PRO ARCHIVES SYSTEMES a montré un intérêt à intégrer le dispositif CAP PREMIUM, soutenu notamment par le Fonds pour l’amélioration des conditions de travail, en lien avec une activité relativement physique de certaines tâches d’archivage, des difficultés de maintien et de recrutement et peu de possibilités de reclassement.
Il s’agissait dans le même temps d’améliorer la satisfaction des clients dans un but de développement commercial et ainsi de coupler santé et performance ainsi que de faciliter l’intégration des nouvelles recrues et la recherche d’efficacité dans les tâches réalisées.
Les actions menées
Dans le but de prévenir les situations de handicap grâce à l’analyse des situations de travail d’enleveur archiviste sur les contraintes et valeur ajoutée des tâches et pour établir des liens avec le projet de Qualité de Vie au Travail, le périmètre d’expérimentation retenu portait sur des Cellules d’archivage (Box) au dépôt de la nouvelle génération (Aigrefeuille), en se focalisant sur 3 entrepôts, 3 salariés et 1 manager. Deux situation de travail ont fait l’objet d’observations :
- Ramassage, archivage (chez le client) : Mr D. enleveur, archiviste
- Stockage, extraction, destruction : Mr P., magasinier
Le diagnostic local s’est poursuivi avec une réunion de groupe de travail afin d’aboutir à un plan d’action concerté entre la Directrice des Affaires Financières, le Responsable Multi-sites, le Responsable Hygiène Sécurité Environnement, le Responsable Qualité Sécurité Environnement, et des Opérateurs sur site occupant le poste d’« Enleveur archiviste ». La problématique et les constats issus du diagnostic ont fait l’objet d’échanges lors des clubs inter-entreprises qui ont réunis entre cinq et sept entreprises sur cinq rencontres sur un temps long (2019-2021) afin de croiser les points de vue et s’enrichir des expérimentations menées localement.
Les apports constatés
La participation de Quo Vadis au projet a permis de mobiliser un groupe de travail constitué d’opérateurs, de membres de l’encadrement et des responsables QSE et HSE afin de :
- Débattre les éléments observés
- Elaborer un Cahier des charges des besoins
- Réfléchir sur les pistes de solutions techniques et organisationnelles
- Expérimenter des solutions
